Nu kan dokumenthåndtering blive lettere for virksomheder

Der er mange ting, der lige skal spille, hvis arbejdet i en virksomhed skal gå gnidningsfrit. Et af de steder, hvor det i særlig grad er muligt at gøre en forskel i forhold til optimering, er ved at implementere teknologiske løsninger, der får arbejdet til at køre nemmere.

Oplev en verden af fordele ved dokumenthåndtering med Office 365

En teknologisk løsning, der i særlig grad kan mærkes i sin lettelse af arbejdsbyrden, er dokumenthåndtering med Office 365. Med dette er der mange fordele at hente, for eksempel at samtidig redigering af dokumenter muliggøres, samt at et væld af brugbare skabeloner kan bruges til at undgå overflødigt tastearbejde. En komplet liste over features ved dokumenthåndtering via M-Files fremgår af nedenstående liste:

  • Add-in til desktops gør det praktisk og nemt at komme i gang
  • Skabeloner af metadataskrevet tekst sørger for, at der altid er en god rettesnor at følge
  • Samtidig redigering åbner op for nye og effektive samarbejdsmuligheder på arbejdspladsen
  • Mails kan arkiveres direkte til henholdsvis de respektive kunder eller projekter, hvilket skaber er overskueligt system uden rod eller forvirring
  • Dokumentsammenligning er nemt tilgængeligt

Men hvad går dokumenthåndtering helt præcist ud på?

Det kan lyde en smule flyvsk, men faktisk er konceptet bag behovet for dokumenthåndtering med Office 365 nemt at forholde sig til. Mange brugere af Office 365 har det med at gøre brug af forældede rutiner i deres arbejde med deling af filer. Det er præcis dette, som dokumenthåndtering tager hånd om, nemlig ved at give brugerne direkte adgang til alle filer, de måtte have behov for på tværs af forskellige programmer.

Alle Office 365 programmer supporteres, og du kan derfor nemt koble mails fra Outlook med filer fra Word, Excel eller Powerpoint – helt uden problemer eller besvær. Det er dog ikke blot nemt, men faktisk kan mange virksomheder desuden drage fordel af dokumenthåndtering i kraft af nedsat brug af papirdokumenter samt en øget sikkerhed, i og med at dokumenter ikke deles via private fil-delingstjenester.

Også andre tiltag kan lette arbejdsrutinerne i virksomheder

At få styr på dokumenthåndtering kan gøre underværker for en virksomhed, men naturligvis findes der en lang række af andre punkter, der ligeledes kan lette arbejdsgangene og gøre det hele en smule mere overskueligt, sikkert og lettilgængeligt. Et eksempel på dette er for eksempel ved automatisering af arbejdsgange i forbindelse med fakturahåndtering. Dette kan ligeledes ske via elektroniske tiltag, der gør processerne lettere og mere effektive.

Ikke nok med at elektronisk software til fakturering gør det hele lettere og mere overskueligt, er det også en væsentlig faktor at iberegne, at risikoen for at begå fejl vil minimeres væsentligt. Dette er i særlig grad fordi at softwaren kan tilpasses til arbejdsgangene i den enkelte virksomhed, således at det hele er i tråd med, hvordan man ville have gjort det manuelt. I praksis betyder det, at alting kan knyttes til fakturaen let og enkelt, herunder for eksempel følgesedler, kreditorfakturaer og indkøbsordrer.

Således er der altså store gevinster at hente for virksomheder ved implementering af intelligente løsninger.

Comments Off
×