Hvad er SharePoint?

Kort sagt er SharePoint et system, som gør det nemmere for medarbejdere i en virksomhed at dele filer og at samarbejde. Det består i deres to grundfunktioner, som netop er hhv. fildeling og -håndtering samt funktioner såsom Teams, som gør det lettere for medarbejdere at samarbejde i en virksomhed.

SharePoint er udviklet af Microsoft, og det er et system, som blev til tilbage i 2001. Dermed har systemet allerede en del år på bagen, men siden sin spæde begyndelse, er SharePoint blot blevet større og bedre samt mere udbredt.

Men hvad er SharePoint? Helt grundlæggende fås SharePoint i to typer:

• En onlineversion (cloudbaseret)

• En lokal version (hostet på jeres egen server eller en anden server, som ikke er Microsofts)

Fordelene ved at vælge SharePoint i onlineversionen er, at der er flere forskellige integrationer, som kan kobles til systemet. Ulemperne ved at køre en cloudbaseret løsning er, at I er afhængige af, at serveren, som jeres data ligger på, ikke får nedbrud. En anden ulempe er, at der er nogle funktioner, som ikke er tilgængelige for denne løsning.

Fordelene ved at vælge SharePoint, som I selv hoster på en server, er, at I selv har al kontrol over jeres data og ikke er afhængige af, om I har forbindelse til Microsofts server. En klar ulempe ved at vælge en løsning, hvor I selv hoster jeres data, er, at jeres data kan risikere at gå tabt, hvis I ikke har en backup, og der sker noget med jeres server. Hvis den f.eks. går i stykker eller går op i røg, er det godt at have backups af jeres data på en anden server.

Sidst men ikke mindst findes der også SharePoint Standard og SharePoint Enterprise. SharePoint Enterprise er en udvidet version af SharePoint Standard.

Uanset om I vælger cloudbaseret eller egen server til jeres SharePoint-løsning, gør det sig gældende, at SharePoint er et websitebaseret system, hvilket vil sige, at I logger ind på jeres SharePoint-løsning via en standardbrowser, og det kan I både gøre fra PC, tablet og smartphone.

Hvad kan I med SharePoint?

I kan bruge SharePoint til mange forskellige ting. I kan f.eks. udveksle filer og dermed søge for, at alle medarbejdere altid har adgang til de opdaterede versioner. I kan også bruge SharePoint til at koordinere jeres opgaver og koble systemet sammen med jeres HR-system. Der er mange forskellige integrationer og dermed mange forskellige løsninger, så der er rig mulighed for, at I kan få en skræddersyet løsning.

Med SharePoint kan I f.eks. forhindre dokumenter i at blive vist for andre, før I har godkendt dem. Det er nyttigt i forbindelse med en løbende opdatering af en manual, som først skal være tilgængelig, når al info er helt på plads. Andre funktioner omfatter bl.a. at I kan ”checke” et dokument ud, så I forhindrer jeres kolleger i at arbejde på et dokument, mens I arbejder på det. Det vil f.eks. forhindre, at I får modstridende ændringer eller tilføjelser i et dokument.

Kontakt os endelig for at høre mere om mulighederne med SharePoint.